PRODUCTO
QUE ES DigitalDocs?
DigitalDocs es un sistema de gestión documental (SGD) orientado a imágenes. Si bien DigitalDocs puede gestionar el almacenamiento de cualquier tipo de archivo, tales como Adobe PDF, Microsoft Word DOC, Windows Media Placer WMA, etc., está orientado a la digitalización de documentos y por ende su fuerte es la manipulación de archivos de imágenes.
Dentro de una organización, DigitalDocs ayuda a administrar y recuperar la información de forma precisa, veloz, y desde varios puntos simultáneamente; acortando los tiempos de búsqueda, brindando seguridad y eficiencia en la gestión de la documentación.
En cuanto a la Gestión Documental, ésta consiste en el uso de la tecnología y procedimientos que permiten la
administración y el acceso unificado a información generada en la organización:
•Al personal de la empresa o institución
•A clientes y/o proveedores
•A usuarios externos
Los beneficios clave de una buena Gestión Documental son:
•Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente
•Aumentar el valor de la información de la empresa.
•Evitar la duplicación de tareas así como de la documentación en papel.
•Reducir los tiempos de búsqueda de información interna.
•Incrementar la calidad de servicio y la productividad.
Puntos clave de la implementación de una solución de Gestión Documental:
•Acceso selectivo, eficaz y descentralizado a la información.
•Punto único de acceso. Múltiples fuentes de información.
•Oficina sin papel
•Incrementar la calidad de servicio y la productividad.
Para lograr dichos objetivos, permitiendo un Retorno de la Inversión (ROI) rápido y real, utilizamos tecnologías robustas y bien conocidas como bases de datos SQLServer u Oracle y código de plataforma .NET, obteniendo soluciones escalables, de rápida implementación y a un precio asequible a la medida de cualquier empresa.
COMO ENCAJA DigitalDocs EN LA ORGANIZACION?
La clave para obtener el máximo de ventajas del producto está en saber adaptar su funcionalidad y potencia a los conceptos/documentos utilizados en la organización.
DigitalDocs brinda varias herramientas para reflejar conceptos documentales, entre los cuales se encuentran: aplicaciones, documentos, campos, páginas, plantillas, volúmenes, etc., siendo las aplicaciones las de mayor jerarquía por ser contenedoras de otros objetos.
El administrador del sistema, a la par de quienes utilizan y manejan los documentos físicos en la organización, -es decir quienes serán los usuarios finales del producto- son la clave para diseñar la aplicación DigitalDocs. Esto se debe a que ellos son quienes tienen mejor asimilado los tipos, cantidades y formatos de documentos utilizados para realizar su trabajo cotidiano.
El administrador es el enlace entre el universo de usuarios y el sistema, por lo que tendrá estas responsabilidades durante la etapa de diseño de la aplicación DigitalDocs:
•Determinar los tipos, formatos y tamaño de documentos a digitalizar.
•Determinar qué información de los documentos se debe almacenar y qué información es descartable, desde el punto
de vista de la base de datos.
•Determinar la jerarquía y dependencias que tiene cada documento (padres, hijos, hermanos).
•Determinar los grupos que pueden conformar los documentos, si los hubiera.
•Hacer un traslado entre los conceptos que manejan los usuarios sobre la documentación y las herramientas de DigitalDocs disponibles.
•Definir la aplicación DigitalDocs en base a todos los datos recolectados referentes a la documentación.
•Realizar las pruebas de concepto antes de iniciar el ciclo de producción.
Una vez definida la aplicación DigitalDocs, las tareas del administrador se resumen a:
•Definir los usuarios y grupos del sistema.
•Asignar los permisos a grupos y/o usuarios a las aplicaciones definidas.
•Crear el repositorio de imágenes que utilizarán las aplicaciones DigitalDocs para almacenar las imágenes generadas por los usuarios.
Desde el punto de vista del usuario final, sus tareas pueden resumirse a:
•Iniciar la sesión y seleccionar una aplicación con la cual trabajar.
•Elegir la acción según el requerimiento. Por ejemplo: Crear un documento nuevo, Editar uno existente, Consultar documentos,
digitalizar páginas, etc.
Por sus características, ventajas y costos DigitalDocs puede ser utilizado en estos ambientes:
•Administrativos
•Contables
•Jurídico / Legales
•Educativos
•Industriales
•Medicina / Salud
•Gubernamentales
•Comercio nacional / exterior
•Servicios
UNA INSTALACION TIPICA DE DigitalDocs
El siguiente esquema muestra una instalación completa
de DigitalDocs
